Algemene voorwaarden
Inhoud
Artikel 1:
Deze voorwaarden zijn van toepassing bij de verkoop van alle in de brochure en op de website vermelde vakanties. Manifeste en druktechnische fouten zijn niet bindend voor Roeland vzw.
Informatieverplichtingen
Artikel 2:
Om de inschrijving correct te laten verlopen, is het noodzakelijk dat de deelnemer de gevraagde informatie verstrekt aan Roeland vzw. Wanneer niet alle informatie correct is en/of volledig is, behoudt Roeland vzw zich het recht voor de vakantie te annuleren of extra kosten aan te rekenen.
Artikel 3:
- Voor deelnemers vanaf 12 jaar is een identiteitskaart verplicht.
- Deelnemers tot 12 jaar dienen in het bezit te zijn van een kids-ID of een voorlopig identiteitsbewijs (1 jaar geldig, met pasfoto). Dit kan aangevraagd worden bij het gemeentebestuur.
- Voor de reizen naar het buitenland dienen de deelnemers de volgende formaliteiten te vervullen om de nodige officiële documenten te bekomen:
- Buitenlandse jongeren moeten zich informeren bij de ambassade of het consulaat van het land van bestemming en zich eventueel de nodige reispas en/of het visum aanschaffen. De deelnemer betaalt hiervoor zelf de kosten. Roeland vzw beschouwt het niet hebben van de nodige documenten NIET als een ernstige reden om een terugbetaling van het inschrijfgeld te krijgen.
- Bij het ziekenfonds moet een Europese verzekeringskaart worden aangevraagd. Dit document moet elke deelnemer meenemen.
Artikel 4:
Een tweetal weken voor de vakantie stuurt Roeland vzw de deelnemers per e-mail de LARI (laatste richtlijnen) door. U krijgt een overzicht van de dagindeling, uurrooster van vertrek en terugkeer, een lijst van mee te nemen bagage en alle contactgegevens. De medische fiche moet online ingevuld worden. Ook als uw kind al eens met Roeland op kamp is geweest, moet u de fiche opnieuw invullen.
U kunt alle info ook raadplegen op uw persoonlijk profiel op www.roeland.be.
Overeenkomst
Artikel 5:
Bij het inschrijven verklaart de deelnemer of de ondertekenaar zich akkoord met de voorwaarden zoals gepubliceerd op de datum van ondertekening.
Overeenkomst en betaling van de som
Artikel 6:
Alle inschrijvingen moeten online gebeuren. Nadat u een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, moet de betaling worden uitgevoerd binnen de 30 dagen op rekeningnummer BE47 8900 1425 4280 met als BIC VDSPBE91 op naam van ROELAND VZW. Gebruik de gestructureerde mededeling die vermeld staat op de betalingsuitnodiging. Als u het bedrag niet in één keer kunt betalen, vragen we u met ons contact op te nemen (info@roeland.be of 09 221 40 66) om samen naar een regeling te zoeken.
Als het bedrag niet betaald is binnen de 30 dagen, behoudt Roeland zich het recht voor de inschrijving te annuleren.
Inschrijvingen die online gebeuren, zijn onmiddellijk definitief. Deze voorwaarden gelden vanaf het moment van inschrijving, ook als er nog niets is betaald. U heeft geen herroepingsrecht volgens artikel VI 53.12.
Inschrijvingen die gebeuren binnen de 30 dagen voor het vertrek van het kamp, dienen onmiddellijk bij ontvangst van de factuur te worden uitgevoerd. De betaling moet ons hebben bereikt voor de aanvang van het kamp. Indien wij uw betaling niet tijdig hebben ontvangen, behoudt Roeland vzw zich het recht voor de inschrijving eenzijdig te annuleren.
Roeland is een Belgische organisatie, erkend door de Vlaamse overheid. We aanvaarden inschrijvingen uit alle landen, op voorwaarde dat de deelnemers niet afkomstig zijn uit een land waar één van onze partnerorganisaties actief is (zoals bijvoorbeeld AFS voor onze interculturele stages). In dat geval behouden we ons het recht voor de inschrijving te weigeren en vragen we de deelnemer om in te schrijven via het AFS-kantoor.
Prijs
Artikel 7:
In de prijs is inbegrepen:
- verblijf
- maaltijden (bij de kampen met overnachting)
- lesmateriaal
- uitstappen
- de groepsactiviteiten en de diensten zoals die beschreven zijn in de programma’s.
- omkadering
- vorming van vrijwilligers
- ongevallenverzekering
- bijstandsverzekering voor de reizen in het buitenland.
De erkende busonderneming Coach Partners (lic. A1225) doet het gemeenschappelijk vervoer van en naar de taalvakanties. U kunt uw kind ook zelf brengen en halen.
Niet inbegrepen: busvervoer van en naar de kampplaats, persoonlijke uitgaven (tijdens de bar en de uitstappen), repatriërings- en annuleringsverzekering, verzekering alle risico’s (verlies of diefstal van bagage of waardevolle dingen).
Het zakgeld van de deelnemers wordt besteed aan persoonlijke aankopen: snoep, frisdrank buiten de maaltijden, enz. De ouders zijn vrij het bedrag ervan te bepalen. Wij geven wel een adviesprijs per kamp mee.
Annulering door de deelnemer
Artikel 8:
De annulering van een kamp moet steeds schriftelijk gebeuren (via mail of brief). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een annulering met ernstige reden en een annulering zonder ernstige reden.
Annulering met ernstige reden
Ernstige redenen zijn voor ons: ziekte, ongeval, overlijden van een naaste, herexamens (enkel indien die tijdens of vlak na de periode van het kamp vallen). Wij vragen om de reden tot annulering te bewijzen, bijvoorbeeld bij ziekte met een medisch attest of bij herexamens met een document van de school, waarin de te hernemen vakken staan en de datum van het examen. Het document van de school moet ons ten laatste op 10 juli bereiken.
Wanneer de deelnemer positief test of in quarantaine moet omwille van het coronavirus, moet dit gestaafd worden met een medisch attest. Zonder medisch attest wordt dit beschouwd als een annulering zonder ernstige reden.
Indien de annulering gebeurt met ernstige reden, blijft de annuleringsvergoeding beperkt tot 100 euro administratiekosten voor een internaatskamp en 50 euro administratiekosten voor een externaatskamp. Bij annulering met ernstige reden zijn er bovenop de administratiekosten geen extra kosten meer.
Annulering zonder ernstige reden
- Bij annulering vanaf de inschrijving tot 30 dagen voor vertrek worden € 100,00 administratieve kosten gevorderd voor een internaatskamp en € 50,00 voor een externaatskamp.
- Bij annulering tussen de 30 dagen en 15 dagen voor het vertrek wordt een schadeloosstelling van 50 procent van het inschrijvingsgeld aangerekend.
- Er is geen terugbetaling van het inschrijvingsgeld bij annulering binnen de 15 dagen voor het vertrek, wanneer een deelnemer niet komt opdagen of wanneer een deelnemer op eigen initiatief vroeger naar huis gaat.
Elke annulering moet schriftelijk gemeld worden aan de organisatie. De annuleringsvergoeding zal ingehouden worden op de reeds gestorte bedragen. Als die bedragen niet volstaan, zal het ontbrekende bedrag worden gevorderd.
Vroegtijdig vertrek
Artikel 9:
Bij vroegtijdig vertrek tijdens het kamp door een ernstige reden (zoals beschreven in artikel 8) bedragen de annulatiekosten 30 % van de prijs van het kamp. Na aftrek van dit bedrag wordt er dan een terugbetaling voorzien op basis van het aantal aanwezige dagen. Vb. Een deelnemer moet vertrekken op de 6e dag van een 10-daags kamp van 750 euro: 750 euro – 30 %= 750 euro - 225 euro = 525 euro / 10 dagen * 4 resterende dagen = in dit geval voorziet Roeland een terugbetaling van 210 euro.
Wie zijn taalvakantie onderbreekt zonder ernstige reden of moet onderbreken wegens het overtreden van onze basisprincipes en/of leefregels, kan hiervoor geen enkele terugbetaling vorderen.
Annulering en/of wijzigingen door Roeland vzw
Artikel 10:
Als een volledige vakantie niet kan doorgaan, wordt er een alternatief voorgesteld. Bij onvoorziene omstandigheden gebeurt dat zo snel mogelijk, bij onvoldoende inschrijvingen gebeurt dat uiterlijk 15 dagen voor de afreis. Als de deelnemer niet voor dat alternatief kiest, worden de reeds betaalde bedragen integraal terugbetaald, zonder schadeloosstelling of intresten.
Als een specifieke activiteit of uitstap tijdens een taalvakantie niet kan doorgaan, zal Roeland vzw een waardig alternatief voor deze activiteit of uitstap aanbieden. Roeland vzw behoudt zich het recht voor om op de website of in de brochure gepubliceerde activiteiten en/of uitstappen te wijzigen zonder teruggave van (een deel van) het inschrijvingsgeld. Dat kan het geval zijn bij overmacht, onvoorziene omstandigheden of indien de veiligheid van de deelnemers in gedrang komt.
Voor reizen naar het Verenigd Koninkrijk moet de impact van de Brexit ten aanzien van Roeland vzw beschouwd worden als overmacht. Roeland vzw kan dan ook niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele wijzigingen aan deze reizen die een rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de Brexit (bijvoorbeeld: aanpassing van programma ten gevolge van extra administratieve stappen of meerkosten). Als de deelnemers voor de reis naar het Verenigd Koninkrijk bijkomende administratieve acties moeten nemen (bijvoorbeeld een visum of andere reisdocumenten aanvragen), zal Roeland alles in het werk stellen om de deelnemers daarvan tijdig op de hoogte te brengen. Roeland zal echter niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de eventuele kosten verbonden aan die acties; noch voor een eventueel inreisverbod naar het Verenigd Koninkrijk of het niet tijdig verkrijgen van de noodzakelijke reisdocumenten door de deelnemer.
Aansprakelijkheid van Roeland vzw
Artikel 11:
De prestaties van de organisator starten vanaf het moment dat de deelnemers door de ouders worden overgedragen aan de verantwoordelijken van onze organisatie en eindigen op het moment dat de organisatie de deelnemers terug overdraagt aan de ouders.
Aansprakelijkheid van de deelnemer
Artikel 12:
De deelnemer wordt aansprakelijk gesteld voor de schade indien hij de veiligheid of integriteit van Roeland vzw, haar personeel, begeleiders of andere deelnemers in het gedrang brengt. In dat geval behoudt Roeland vzw zich het recht voor de deelnemer onmiddellijk voor verdere deelname uit te sluiten. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de deelnemer. Een deelnemer die om hierboven vermelde reden wordt uitgesloten voor verdere deelname aan de vakantie heeft geen recht op terugbetaling van enige schadevergoeding of terugbetaling van het kamp. Onder niet aanvaardbaar gedrag wordt verstaan: alle vormen van agressie, druggebruik, roken, overmatig alcoholgebruik, het niet respecteren van de privacy, vandalisme ...
Roeland vzw is steeds verplicht deelnemers in nood te helpen. Eventueel daaraan verbonden kosten kunnen op de deelnemer verhaald worden, indien de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor de tekortkoming.
Roeland vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies en/of schade aan de door de deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen.
Verzekeringen
Artikel 13:
Roeland vzw heeft deze verzekeringspolissen afgesloten:
- Burgerlijke aansprakelijkheid: voor schade aan derden veroorzaakt door een fout of nalatigheid door de vzw en haar aangestelden, deelnemers en vrijwilligers. Vrijwilligers en deelnemers onderling worden ook aanzien als derden.
- Ongevallenverzekering, waarbij het verschil tussen de werkelijke kosten en de terugbetaling van het ziekenfonds door onze verzekering wordt gedekt.
De voorwaarden met de uitbreidingen en eventuele beperkingen van bovenvermelde verzekeringen zijn op verzoek te raadplegen.
Privacy
Artikel 14:
De GDPR (of ook Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Als organisatie moet Roeland vzw vanaf 25 mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelt, hoe ze deze data gebruikt en hoe ze ze beveiligt.
Tijdens de activiteiten worden heel wat foto’s genomen. U kan deze foto’s raadplegen onder uw beveiligde log-in indien u uw akkoord hiervoor geeft. Roeland vzw wenst ook graag foto’s te gebruiken op sociale media en in haar publicaties, tijdschriften en op haar website. Alle foto’s worden na 1 jaar gewist. U kan uw akkoord aanvinken bij het bevestigen van uw kamp.
Klachtenregeling
Artikel 15:
- Indien de deelnemer een klacht heeft vóór de uitvoering van de overeenkomst, moet hij zijn klacht schriftelijk bezorgen aan Roeland vzw.
- Klachten tijdens de vakantieperiode moeten ter plaatse aan de Roeland-kampverantwoordelijke overgemaakt worden. Die zal de klacht meteen onderzoeken en er alles aan doen een oplossing te zoeken waarin iedereen zich kan vinden.
- Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid van de deelnemer werd opgelost of indien de deelnemer ter plaatse, om welke reden dan ook, niet in staat is zijn klacht bij de Roeland-kampverantwoordelijke neer te leggen, dan moet maximum 4 weken na de einddatum van het verblijf de klacht per brief worden ingediend. Na die termijn is de klacht niet meer ontvankelijk.
Bij betwisting zijn de rechtbanken in Gent bevoegd.
Pakketreisovereenkomsten
Roeland vzw voldoet aan de wettelijke bepalingen vastgelegd door de pakketreiswetgeving (richtlijn 2015/2032/EU van 25 november 2015 – omzetting in Belgische wet).
- Voordat hij de pakketreisovereenkomst sluit, zal de reiziger alle essentiële informatie over de pakketreis ontvangen.
- De aansprakelijkheid voor de goede uitvoering van alle reisdiensten die in de overeenkomst zijn opgenomen, berust altijd bij ten minste één professioneel.
- De reiziger krijgt een noodtelefoonnummer of contactgegevens om contact te nemen met de organisator of de reisagent.
- De reiziger kan de pakketreis, met inachtneming van een redelijke termijn en eventueel tegen de betaling van extra kosten, aan een andere persoon overdragen.
- De prijs van de pakketreis kan alleen worden verhoogd indien specifieke kosten toenemen (bijvoorbeeld brandstofprijzen), indien dat uitdrukkelijk in de overeenkomst is opgenomen, en in elk geval niet later dan twintig dagen vóór het begin van de pakketreis. Indien de prijsverhoging hoger is dan 8 % van de prijs van de pakketreis, kan de reiziger de overeenkomst opzeggen. Indien de organisator zich het recht op een prijsverhoging voorbehoudt, heeft de reiziger recht op een prijsvermindering wanneer de relevante kosten zouden afnemen.
- Ingeval een van de essentiële elementen van de pakketreis, met uitzondering van de prijs, aanzienlijk wordt gewijzigd, kan de reiziger de overeenkomst zonder betaling van een opzegvergoeding opzeggen en krijgt hij een volledige terugbetaling. Indien de professioneel die voor de pakketreis verantwoordelijk is, de pakketreis vóór het begin van de pakketreis annuleert, heeft de reiziger recht op terugbetaling.
- De reiziger kan de overeenkomst in uitzonderlijke omstandigheden zonder betaling van een opzegvergoeding vóór het begin van de pakketreis opzeggen, bijvoorbeeld wanneer er op de plaats van bestemming ernstige veiligheidsproblemen zijn die waarschijnlijk gevolgen zullen hebben voor de pakketreis.
- Daarnaast kan de reiziger de overeenkomst te allen tijde vóór het begin van de pakketreis opzeggen tegen betaling van een passende en gerechtvaardigde opzegvergoeding.
- Indien na het begin van de pakketreis aanzienlijke elementen van de pakketreis niet zoals afgesproken kunnen worden geleverd, moet een geschikt alternatief arrangement aan de reiziger worden aangeboden, zonder extra kosten. Indien de diensten niet worden uitgevoerd volgens de overeenkomst en dit aanzienlijke gevolgen heeft voor de uitvoering van de pakketreis en de organisator dit probleem niet heeft verholpen, kan de reiziger de pakketreisovereenkomst zonder betaling van een opzegvergoeding opzeggen.
- In geval van reisdiensten die niet uitgevoerd zijn of niet goed uitgevoerd zijn, heeft de reiziger ook recht op een prijsvermindering en/of schadevergoeding.
- De organisator is verplicht reizigers in moeilijkheden bijstand te verlenen.
- Indien de insolventie van de organisator of, indien van toepassing, de doorverkoper na het begin van de pakketreis intreedt en het vervoer in de pakketreis inbegrepen is, wordt er voor repatriëring van de reiziger gezorgd. Roeland vzw heeft zich van bescherming bij insolventie voorzien bij Garantiefonds Reizen polisnummer 20 07.1498.00/9169. Wanneer diensten door de insolventie van Roeland vzw niet worden verleend, kunnen reizigers met deze entiteit of, in voorkomend geval, de bevoegde autoriteit contact opnemen: Roeland vzw, Krijgslaan 18, 9000 Gent, 09 221 60 44, info@roeland.be.