Privacyverklaring

Privacyverklaring Roeland vzw

Roeland vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en aan het respecteren van je privacy. In deze privacyverklaring geven we je heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Roeland vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Roeland vzw
Krijgslaan 18-22
9000 Gent
info@roeland.be

Welke gegevens vraagt Roeland vzw van jou?

1. Ouder

  • Naam
  • Voornaam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummers

2. Kind

  • Naam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Schooljaar
  • Schooltype
  • Foto
  • Medische info

3. Vrijwilliger

  • Naam
  • Voornaam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummers
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Taalkennis
  • Rekeningnummer
  • Autotype
  • Nummerplaat
  • Beroep
  • Diploma
  • Burgerlijke stand
  • Personen ten laste
  • Motivatie
  • Certificaten
  • Vegetariër?
  • Kwaliteiten/interesses
  • Ervaring
  • Foto
  • Medische info
  • Uittreksel uit het strafregister (model 2)

Waarom en wat doen we met je gegevens?

1. Administratieve doeleinden

Wanneer je je kind of jezelf inschrijf voor één van onze kampen, registreren we je naam en contactgegevens voor administratieve doeleinden. Daarnaast vragen we je ook naar je geboortedatum en geslacht: de overheid vraagt ons om deze gegevens statistisch bij te houden. 

2. Communicatieve doeleinden

Na uitdrukkelijke akkoord van jou of die van de ouder bij de inschrijving worden er foto’s en video’s gemaakt. Die beelden kunnen gebruikt worden in onze communicatiekanalen zoals website, social media en brochures.

3. Medische gegevens

Voor een goede medische opvolging tijdens de vakantie.

4. Subsidie

Voor analyses met betrekking tot subsidiëring door de overheid (=wettelijke verplichting).

Waar en hoe bewaren en beschermen we je gegevens?

Roeland vzw nam en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoongegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben wij bijvoorbeeld volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Roeland vzw je gegevens kunnen bekijken of verwerken, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen en toestellen waarmee iemand toegang kan hebben tot persoonsgegevens.
  • We gebruiken up to date virusscanners en firewalls om ongewenste toegang tot gegevens te vermijden.
  • We maken systematisch back-ups van persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens. Ze volgen hiervoor richtlijnen en worden bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheden.
  • Bij nieuwe projecten of het ingebruik nemen van nieuwe systemen of tools die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy, analyseren we eerst hoe we jouw rechten en onze verplichtingen rond het correct verwerken en beschermen van je persoonsgegevens kunnen garanderen.

Hoelang houden we je gegevens?

Roeland vzw zal jouw boekingsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichtingen en binnen het kader van onze activiteiten. Roeland vzw is voor het bewaren van bepaalde persoonsgegevens gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Schrijft de wet geen termijn voor, dan kunnen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die Roeland vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van haar taken.

Wie heeft er toegang tot je gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt door de bevoegde medewerkers om hun taken uit te voeren in het kader van de omschreven activiteiten.

De nodige gegevens worden doorgegeven aan de vrijwilligers , zodat zij kunnen instaan voor de praktische organisatie van de vakantie. Tevens worden ook de medische gegevens gedeeld met de vrijwilligers voor adequate medische hulpverlening op vakantie indien nodig. De medische gegevens bewaren we tot na het kamp en worden daarna vernietigd. 

We geven je contactgegevens in geen enkel geval door aan externe partijen voor commerciële doeleinden.

Hoe pas je je gegevens zelf aan?

Je hebt op elk moment het recht op inzage, wijziging of vernietiging van je eigen persoonlijke gegevens in ons databestand. Daarvoor kan je ons mailen of bellen. Online kan je je al je persoonlijke gegevens aanpassen, maar niet verwijderen.

Hou er wel rekening mee dat, als je nadien jezelf inschrijft of je zoon of dochter voor een kamp via onze website, we terug bepaalde gegevens van je zullen verzamelen

Welke rechten heb je?

  • Informatie: je hebt het recht om op de hoogte zijn van welke data we van jou bewaren, waarom, hoe lang, …
  • Inzage: Je mag steeds je gegevens inkijken.
  • Correctie: blijken gegevens onjuist of onvolledig, dan mag je vragen om die gegevens te verbeteren of te vervolledigen.
  • Verwijdering: in een aantal specifieke gevallen kan je vragen om ‘vergeten te worden’. Dat betekent dat je gegevens voorgoed gewist worden uit onze database.
  • Verzet tegen profilering: je mag je verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen.
  • Overdraagbaarheid van gegevens: in sommige gevallen mag je je gegevens opvragen in een elektronisch formaat en laten doorsturen naar een nieuwe leverancier.
  • Klachten: iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid bij een inbreuk op de persoonsgegevens.

Klachten

Heb je klachten over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, neem dan met ons contact op.

Je kan ook klacht indienen bij de Autoriteit Gegevensbescherming:

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
contact(at)apd-gba.be

Nog vragen?

Heb je nog vragen over ons privacy beleid? Ons adres:

Roeland vzw
Krijgslaan 18-22
9000 Gent
info@roeland.be